Onbetaalde facturen: verplichte gratis eerste herinnering en beperking vergoeding bij te late betaling

Financiële problemen of gewoonweg vergeten te betalen? Een onbetaalde factuur kan al snel oplopen tot flinke aanmaningskosten. Maar dat behoort binnenkort tot het verleden.

Vanaf 1 september 2023 is de eerste herinnering die een onderneming naar een consument voor een onbetaalde factuur stuurt, gratis als de overeenkomst op of na 1 september 2023 werd afgesloten. Voor contracten die voor die datum zijn afgesloten, geldt een overgangsperiode tot 1 december 2023.

Maar als het gaat over een overeenkomst met een regelmatige levering van goederen of diensten (bijvoorbeeld een jaarabonnement op een krant met maandelijkse betaling, enz.) dan is een gratis herinnering beperkt tot drie keer per jaar. Van zodra je als consument voor een vierde factuur een herinnering ontvangt, dan kan je gevraagd worden om vergoeding te betalen. Die is maximaal 7,50 euro plus de portokosten die gelden op het moment van verzending.

Vanaf de 1e herinnering heb je minimaal 14 kalenderdagen de tijd om je schuld te betalen. Tijdens die periode mogen geen kosten of interesten worden aangerekend.

De eerste herinnering moet het volgende vermelden:

• de verschuldigde hoofdsom en het vergoedingsbedrag dat gevorderd wordt in geval van niet-betaling binnen 14 dagen;
• de naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser;
• een beschrijving van de goederen of diensten die het voorwerp zijn van de schuld en de datum van opeisbaarheid van de schuld;
• de termijn waarbinnen de factuur moet worden betaald voordat er een vergoeding wordt geëist.

Betaalde je na de periode van 14 dagen de factuur nog steeds niet, dan kan de onderneming jou een tweede herinnering sturen. Daaraan kan wel onder bepaalde voorwaarden een vergoeding en interest voor te late betaling aangerekend worden.

Maximale vergoedingen en interesten

Vergoedingen en interesten voor betalingsachterstand moeten duidelijk worden vermeld in de overeenkomst of de algemene voorwaarden.

Ze zijn wettelijk begrensd naargelang het bedrag van de schuld. Ze kunnen enkel bestaan uit een forfaitaire vergoeding en/of een verwijlinterest. De forfaitaire vergoeding is bedoeld om de schuldeiser te vergoeden voor alle kosten van de minnelijke invordering van de onbetaalde schuld. De verwijlinterest is er om de schuldeiser te vergoeden voor het feit dat hij niet binnen de overeengekomen termijn over het bedrag kon beschikken.

De forfaitaire vergoeding mag de volgende bedragen niet overschrijden:

• 20 euro als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk aan 150 euro is;
• 30 euro plus 10 % van het verschuldigde bedrag als dat bedrag tussen 150,01 en 500 euro ligt;
• 65 euro plus 5 % van het verschuldigde bedrag als dat bedrag hoger is dan 500 euro (met een maximum van 2.000 euro).

De verwijlinteresten die kunnen worden aangerekend, mogen niet hoger zijn dan de interesten tegen de referentierentevoet vermeerderd met acht procentpunt (zoals bedoeld in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, die voor het tweede halfjaar van 2023 maximaal 12 % bedraagt). Ook die interesten worden berekend op het verschuldigde bedrag.