Vijf vragen over facturen die iedereen zich stelt

Een factuur heeft drie belangrijke functies:

1. Boekhouding: ze legt de financiële transacties vast.
2. Fiscaal: ze dient als basis voor belastingbetalingen.
3. Voor de consument: ze biedt duidelijkheid over het te betalen bedrag.

Hoewel een factuur een commercieel document is, valt het niet onder de consumentenbeschermingswetgeving. Er is dan ook geen algemene wettelijke termijn voor het versturen ervan. Toch geldt in de praktijk dat een factuur binnen een redelijke termijn na levering moet worden verzonden.

Soms stelt de btw-wetgeving wel een deadline. Het btw-wetboek verplicht bijvoorbeeld bepaalde ondernemingen om een factuur uit te reiken en de uiterste datum is dan de 15e dag van de maand na de levering.

Wil je meer weten over de btw-regels rond facturering? Lees er meer over op de website van de FOD Financiën.

Er is geen vaste wettelijke minimumtermijn voor het betalen van een openstaande factuur. Staat er in de algemene voorwaarden geen termijn, dan geldt het principe dat het bedrag onmiddellijk opeisbaar is. Maar in de meeste gevallen legt de onderneming wel een betalingstermijn vast in de algemene voorwaarden. Ga je hier niet mee akkoord, contacteer dan de onderneming en vraag of je de termijn kunt aanpassen. Indien je er niet uitkomt met de onderneming, kan je de hulp inroepen van de Consumentenombudsdienst.

Voor producten en diensten die voorzien in essentiële levensbehoeften, bestaan er wel een aantal specifieke regels. Zo moet je bijvoorbeeld bij gas en elektriciteit minimum 15 dagen de tijd krijgen om het bedrag te betalen.

Ja, sinds 1 september 2023 moet elke onderneming je eerst een gratis herinnering sturen als je een factuur niet op tijd betaalt. Dat geldt voor contracten die vanaf die datum zijn afgesloten. Voor oudere contracten geldt die regel pas vanaf 1 december 2023.

• Na de eerste herinnering krijg je minstens 14 kalenderdagen om te betalen.
• Gedurende die wachttijd mogen er geen extra kosten bijkomen.
• Pas na die termijn mag het bedrijf schadevergoedingen of verwijlinteresten aanrekenen.

Heb je een contract voor de regelmatige levering van goederen of diensten, zoals een maandelijks abonnement? Dan gelden er andere regels:

• Je hebt dan recht op drie gratis herinneringen per jaar bij onbetaalde facturen.
• Vanaf de vierde herinnering mag de onderneming kosten aanrekenen, met een maximum van 7,50 euro, plus eventuele portokosten.

Blijft de factuur na de eerste herinnering onbetaald? Dan kunnen schadevergoedingen en verwijlinteresten volgen, maar die zijn wettelijk vastgelegd.

Let op: voor contracten over energie, telecom en water kunnen er nog extra regels gelden bij betalingsachterstand.

Wil je meer weten? Check onze website voor meer informatie.

Dat hangt van je contract af. Als je een contract afsluit waarbij je akkoord gaat met een elektronische factuur, dan ontvang je geen papieren versie en dan kun je de elektronische factuur niet weigeren. De onderneming moet hierover natuurlijk duidelijk communiceren zodat je hiermee met kennis van zaken kunt instemmen.

Ontvang je normaal gezien een papieren factuur en krijg je opeens een elektronische versie zonder dat je dat expliciet goedgekeurd hebt, dan kun je dat aanvechten. Verder is het ook verboden dat een leverancier eenzijdig de prijs verhoogt louter en alleen omdat je weigert om de facturen elektronisch te ontvangen.  

Opgelet, voor facturatie tussen ondernemingen (B2B) is er vanaf januari 2026 de verplichting om enkel nog elektronisch te factureren.

Kijk eerst na of het opgegeven postadres of e-mailadres correct is. Is dat niet het geval, dan kun je het bedrijf contacteren om dat te laten aanpassen en vragen of ze de extra kosten willen laten vallen.

Let op: in de algemene voorwaarden staat vaak vermeld dat je verplicht bent om de onderneming waar je abonnementen of lopende contracten hebt op de hoogte te brengen van een verhuizing of wijzigingen in je contactgegevens, zoals je e-mailadres.

Bereik je geen overeenkomst, dan kun je de herinneringsbrief met kosten schriftelijk betwisten. De onderneming is verplicht hier rekening mee te houden en jouw betwisting te weerleggen voor ze de kosten kunnen aanrekenen. Lukt dat niet, dan kun je tenslotte nog proberen om tot een oplossing te komen in samenwerking met de Consumentenombudsdienst.

Nog vragen over facturen?